Shopify is een krachtig en gebruiksvriendelijk e-commerce platform waarmee je eenvoudig een online winkel kunt opzetten, beheren en laten groeien. Of je nu een kleine ondernemer bent of een groot bedrijf runt, soms is het nodig om hulp in te schakelen om je webshop te optimaliseren en de efficiëntie te verbeteren.
Gelukkig maakt Shopify het mogelijk om gebruikers uit te nodigen en hen verschillende toegangsrechten te geven. In dit blog leggen we je stap voor stap uit hoe je Shopify medewerker toevoegen, welke rechten je kunt toewijzen en waarom dit zo belangrijk is voor het efficiënt beheren van je webshop.
Waarom zou je iemand uitnodigen op Shopify?
Het beheren van een Shopify-webshop kan complex en tijdrovend zijn, vooral als je winkel groeit en je meer klanten, bestellingen en producten hebt om te beheren. Door anderen toegang te geven tot je Shopify-account kun je het werk verdelen en specifieke taken toewijzen, wat je helpt om efficiënter en effectiever te werken. Er zijn verschillende redenen waarom het verstandig kan zijn om iemand uit te nodigen:
Marketingbureau toegang geven: Wanneer je een marketingbureau inschakelt om je advertentiecampagnes te beheren, willen ze toegang tot specifieke marketingtools binnen Shopify om campagnes te optimaliseren en rapportages te genereren.
Ontwikkelaar inschakelen: Als je webshop technische ondersteuning nodig heeft, zoals het aanpassen van je thema of het oplossen van technische problemen, kan een ontwikkelaar toegang krijgen om deze taken uit te voeren.
Klantenservicemedewerker toevoegen: Wanneer je klantenservice groeit, kan het handig zijn om medewerkers toegang te geven tot het beheer van bestellingen, retouren en klantvragen.
Logistiek medewerker toegang geven: Voor een vlot orderbeheer en verzendprocessen kan het nuttig zijn om een logistiek medewerker toegang te geven tot de verzend- en voorraadinstellingen.
Accountant toevoegen: Als je een externe accountant hebt, kunnen ze toegang krijgen tot je financiële gegevens voor rapportages en belastingaangiftes zonder andere gevoelige instellingen te kunnen aanpassen.
Door verschillende rechten toe te wijzen op basis van de rol van de gebruiker, behoud je de controle over je Shopify-winkel, terwijl je tegelijkertijd kunt samenwerken met externe partners of medewerkers.
Stap 1: Inloggen op je Shopify-account
De eerste stap is het inloggen op je Shopify-account om toegang te krijgen tot het beheer van je winkel:
Ga naar Shopify en klik op de Inloggen knop in de rechterbovenhoek van de website.
Vul je e-mailadres en wachtwoord in om in te loggen en klik op Inloggen.
Als je meerdere winkels hebt, kies dan de winkel waarvoor je iemand wilt uitnodigen.
Stap 2: Ga naar de instellingen
Klik op Instellingen in de linkerbenedenhoek van je Shopify-dashboard.
Selecteer vervolgens Gebruikers en machtigingen in het instellingenmenu. Dit brengt je naar een overzicht van alle gebruikers die momenteel toegang hebben tot je Shopify-winkel, en hier kun je nieuwe gebruikers toevoegen of bestaande machtigingen aanpassen.
Stap 3: Nieuwe gebruiker uitnodigen
Nu je in het juiste gedeelte van je account bent, kun je beginnen met het uitnodigen van een nieuwe gebruiker:
Klik op de knop Medewerker toevoegen (of "Gebruiker toevoegen", afhankelijk van je versie van Shopify).
Voer het e-mailadres in van de persoon die je wilt uitnodigen. Dit is het adres waaraan de uitnodiging zal worden gestuurd.
Kies de juiste rechten voor de gebruiker. Dit bepaal je op basis van de rol die de persoon zal vervullen.
Let op: het is belangrijk om zorgvuldig te kiezen welke machtigingen je toewijst. Geef iemand bijvoorbeeld geen toegang tot financiële gegevens als ze deze niet nodig hebben voor hun werk.
Stap 4: Rechten en machtigingen instellen
Shopify biedt een breed scala aan machtigingen om ervoor te zorgen dat de juiste persoon toegang krijgt tot de juiste gegevens. Hier zijn enkele veelvoorkomende rechten die je kunt toewijzen:
Volledige toegang: De gebruiker krijgt toegang tot alle instellingen en functies in de winkel. Dit is ideaal voor beheerders en belangrijke medewerkers die volledige controle nodig hebben.
Beperkte toegang: Je kunt specifieke onderdelen van je winkel inschakelen, zoals het beheren van bestellingen, producten toevoegen of marketinginstellingen aanpassen. Dit helpt om de gebruiker te beperken tot alleen de noodzakelijke taken.
Ontwikkelaarstoegang: Als je een externe ontwikkelaar inschakelt, kun je hen toegang geven tot de ontwikkelaarssectie van Shopify, zodat ze technische wijzigingen kunnen aanbrengen zonder toegang te krijgen tot andere gevoelige gegevens.
Financiële gegevens bekijken: Dit geeft bepaalde gebruikers inzicht in de omzet en andere financiële gegevens, zonder dat ze wijzigingen kunnen aanbrengen.
Klantenservice rechten: Gebruikers kunnen klantvragen beantwoorden en bestellingen beheren, maar hebben geen toegang tot andere instellingen of gegevens van de winkel.
App-toegang: Shopify-apps kunnen extra machtigingen vereisen. Dit betekent dat je specifiek moet instellen welke apps de gebruiker mag gebruiken en toegang toe krijgt.
Door zorgvuldig na te denken over de juiste toegangsrechten, kun je ervoor zorgen dat je webshop veilig blijft en dat niemand per ongeluk of ongewenst wijzigingen aanbrengt.
Stap 5: Uitnodiging verzenden
Als je de machtigingen hebt ingesteld, kun je de uitnodiging versturen:
Klik op de knop Uitnodiging verzenden.
De uitgenodigde persoon ontvangt een e-mail met een link om hun uitnodiging te accepteren.
Stap 6: Gebruiker accepteert de uitnodiging
Zodra de uitnodiging is verstuurd, moet de uitgenodigde persoon het volgende doen:
De uitgenodigde persoon opent de e-mail en klikt op de uitnodigingslink.
Ze moeten een Shopify-account aanmaken als ze er nog geen hebben, of inloggen met hun bestaande account.
Na het inloggen accepteren ze de uitnodiging en krijgen ze toegang tot de toegewezen rechten.
Dit proces is meestal eenvoudig, maar als er zich problemen voordoen, kan het helpen om de persoon stap voor stap door het proces te begeleiden.
Extra opties en tips
1. Beveiliging en tweestapsverificatie
Veiligheid is essentieel bij het beheren van een webshop. Overweeg om tweestapsverificatie (2FA) in te schakelen om een extra beveiligingslaag toe te voegen. Dit voorkomt ongeautoriseerde toegang doordat gebruikers een extra code moeten invoeren naast hun wachtwoord.
2. Shopify medewerker toevoegen tijdelijke toegang beheren
Als je een externe partij of freelancer tijdelijk toegang geeft, vergeet dan niet hun toegang weer in te trekken zodra het werk is afgerond. Dit kun je eenvoudig doen door naar Gebruikers en machtigingen te gaan en de gebruiker te verwijderen of hun rechten aan te passen.
3. Apps en integraties
Sommige Shopify-apps vereisen extra machtigingen die je per gebruiker kunt instellen. Als de gebruiker specifieke apps moet gebruiken, controleer dan of ze toegang nodig hebben en pas de instellingen aan via de Apps-sectie.
4. Notificaties instellen
Je kunt de meldingen voor je gebruikers aanpassen, zodat ze alleen de relevante informatie ontvangen. Dit kan helpen om onnodige e-mailmeldingen te voorkomen en zorgt ervoor dat de gebruiker alleen meldingen krijgt die voor hen van belang zijn.
5. Periodieke controle van gebruikersrechten
Het is een goed idee om regelmatig te controleren wie toegang heeft tot je Shopify-winkel en of hun rechten nog steeds relevant zijn. Dit draagt bij aan de veiligheid en organisatie van je webshop.
Conclusie
Het uitnodigen van iemand op Shopify is eenvoudig en biedt veel flexibiliteit. Door de juiste machtigingen toe te wijzen, behoud je de controle over je webshop, terwijl je toch kunt samenwerken met externe partners of medewerkers. Of je nu een marketingbureau zoals Bessems Marketing Service toevoegt of een nieuwe medewerker inwerkt, met dit stappenplan kun je effectief en veilig samenwerken binnen Shopify.
Het regelmatig beheren van gebruikersrechten en het nemen van beveiligingsmaatregelen zorgt ervoor dat je webshop goed beschermd blijft. Met deze uitgebreide handleiding kun je zonder problemen nieuwe medewerkers, freelancers of partners uitnodigen en je Shopify-winkel optimaliseren. Heb je hulp nodig bij je Shopify-marketing?
.png)
Comments